システム設定の自由度と充実したサポート体制で満足の高いUXを実感

現在当社では、社内業務の効率化（DX）によるペーパーレスを進めています。電子帳簿保存法の改正もあり、社内全体でグループウェアの改新を行う一環として勤怠管理システムの導入を行いました。「勤次郎」導入にあたてっはタイムカード、残業、有給休暇の申請などの電子化を行いました。

「勤次郎」導入以前は、タイムカードと紙の申請書を用いての運用でした。毎月の締め日前後に各拠点から郵送でタイムカードと申請書が管理部門へ届くので、その内容を照らし合わせて集計し、確認しながら給与計算のシステムに手入力していくというワークフローでした。

導入時期は2021年10月です。2021年6月ごろからシステムの導入の検討を始めたのですが、その際、候補として挙がっていたシステムは２つ。グループウェアの改新も決まっていたので、システムの一元化ができることと、現状の運用が維持できることを優先しました。「勤次郎」に決めた大きなポイントは、従前より使っていた給与基幹システムと連動できることでした。

運用側も利用者側も使用に慣れ、今まで拠点管理されていたものが本社でも把握できるようになりました。「勤次郎」の導入で、当社スタッフの働き方の多様さに気づくことができたことは、大きな収穫でした。一人ひとりの働き方に合わせて細かくシステムの設定ができることは、「勤次郎」を導入して良かったことの一つです。

導入に際しては、専属のSEの方がついてくださっていたので、わからないことはなんでも相談できました。無理難題もお伝えしたのですが、その都度、解決方法を考えていただき、安心してお任せできました。当社にとって勤怠管理システム導入は初めての経験でしたが、サポートのおかげで、短期間でスムーズに導入できたと感じています。導入後も落ち着くまで専属でお付き合いいただきました。

当社の情報システム担当は私一人なので、システムの導入は現場主導で行っています。私は、現場担当者から報告を受けながらアドバイスをするという立ち位置なので、細かいところは導入担当者が専属SEの支援を受けながら導入し、運用します。これまでも数多くのシステムを導入し、さまざまなサポートセンターとお付き合いをしてきましたが、「勤次郎」のサポートは迅速できめ細かく親切だと感じました。

そうです。昔のような、システムを会社ごとに手作りする時代は終わりました。さまざまなパッケージの中から、現場が自分たちの業務に合うものを選んで導入・運用することができる時代です。勤怠のシステム構築は、就業規則との兼ね合いもあり、現場レベルで細かい疑問が出るため、運用が軌道に乗るまで時間がかかります。その都度、サポートの方に設定方法などを質問して、こと細かく指導していただきながらやってきた経緯があります。専門知識がなかったり情報システム専任者の関与がなくてもサポートを受けることで導入は可能だと思います。

当社でもテレワークを導入しています。以前は紙媒体での承認だったのでテレワークはできませんでした。スムーズにテレワークに移行できる状態ができたことは、「勤次郎」導入の利点の一つです。勤怠管理システムは、テレワークには必須です。

「勤次郎」は、スマホからも勤怠の入力が可能だと聞いています。当社の営業部門には直行直帰のスタッフもいますので、機能の積極的な活用を考えています。