送変電工事と内線工事の2事業を展開されている株式会社愛工大興。送変電工事部門では、送電線の敷設に関する各種調査業務、鉄塔の建設工事、鉄塔と鉄塔を結ぶ電線架線工事、変電施設を含む設備の保守メンテナンスや安全確保のための伐採工事まで手掛けられています。また、内線工事部門では公共施設（学校やごみ焼却炉など）や商業施設（ホテルやデパートなど）のインフラ設備から、身近なマンション・住宅の電気設備まで、多様な電気設備工事を手がけられています。ライフラインの電気工事について幅広く担えることが同社の強みです。

そんな、電気という重要なインフラを支えている同社もまた、働き方改革や人手不足の流れを受け、業務効率の改善や残業時間の抑制に取り組まれています。稼働され始めたばかりのところですが、Universal 勤次郎を導入された狙いや、今後への期待をお聞きするため、仙台の本店を訪ねました。

小堤様： 弊社では、数年前に自社開発したWEBベースの勤怠管理システムを利用してきました。しかしこの旧システムでは、移行期間の終了が迫っている時間外労働の上限規制で求められる勤怠管理に対応することが困難だと考えました。働き方改革の移行期間終了が迫り、正確な勤務時間の把握・管理が難しくまた、サーバーのリースアップ時期とも重なりクラウドへの移行を検討しました。

基幹業務システムには、大塚商会の「SMILE」を利用しています。導入にあたって、同製品とのデータ連携が必須でした。そこでご紹介いただいたのが「Universal 勤次郎」です。旧システムはSMILEと自動的な連携ができないため、勤怠記録を一旦テキストデータで書き出し、それをExcel上に落とし込んで加工したものを、さらにSMILEへ取り込んでいましたので、大変な手間がかかっていました。

小堤様： そもそも従来のシステムはWEBベースとはいっても、紙の勤務表をExcel化しただけのようなものでした。良く言えば、自由度が高い。逆に言えば、いかようにも入力できる。これは、時季や業務によって勤務体系が変わり、入力する内容にも違いがあったからです。いかようにも入力・記録・変更することができると、勤怠実績を正確に把握することが難しくなります。つじつまが合わない記録があっても、システムから警告なども出ません。すると例えば「勤務時間が計画と違う」とか「もともと休みの日なのに、有給にしてしまう」といったエラーを、承認者も見落としていました。

従来はこの管理でも成り立っていたのでしょうが、経営・管理の視点では問題があります。総務部としては勤怠実績を正確に把握するため、人間が複数のチェックをしていました。また、汎用的なデータ出力ができないことで、帳票作成にも大変な時間を要していました。何より、自由に入力・変更できる記録では、勤務証明として法律的に認められませんので、時間外労働の上限規制の適用時にも弊害がでます。多くの会社ならタイムカードなどがありますが、弊社では多くが現場事務所を設け、作業に従事し少人数での作業もあり、出退勤の物理的に証明するもの がありませんでした。このような状況を経営層も憂い、勤怠実績を正しく入力・管理できるシステムを導入し、一元管理しようという意向を持ったようです。

小堤様： 新しい勤怠管理システムを導入するにあたり、クラウド型システムにしたいという要望があり、Universal 勤次郎はそれをかなえられるものでした。オンプレミス型ですと社外からのアクセスにVPN機器などが必要になりますが、クラウド型ならインターネット接続環境さえあればいい。社員貸与のスマートフォンを活用することで、社員の負担を削減することができます。

また、Universal 勤次郎　就業・勤怠管理の「工数管理」機能が、人件費の振り分けにおいて実行予算の管理を適正化することに役立つと期待できました。例えば、1日のうちに2現場へ行くのなら、それぞれを認識し、費用も分けて把握・管理したいのは当然です。以前はざっくりと現場の実行予算をつかんでいた感じでしたが、これを見える化できれば実際の人件費が正確に分かりますし、実効力のある働き方改革にもつながる。さらに隠れた課題なども見えてくればと、経営層も期待しています。

残業時間も明確になりますので、過剰な残業時間にならないよう、社員の意識が高まってくれるのではないかと思っています。今までは月末になって勤怠実績が集計されましたので、月の途中では残業時間が管理部門では把握できませんでした。これからはリアルタイムに把握できますし、Universal 勤次郎には過剰な残業時間を通知してくれる「超勤アラート」機能もありますので、それを見て現場が働き方に配慮してくれれば、働き方改革の推進に有効なはずです。

そして健康経営の視点から「Universal 勤次郎　健康管理」機能にも期待しました。健康診断のスケジュールや結果などを、一括管理できる点に惹かれました。勤怠データともリンクさせられますので、健康診断やストレスチェックの結果を勤務状況に照らして検証することもできます。これをもとに健康管理を積極的に呼びかけ、健康経営を推進していければと考えています。

小堤様： 先日、本稼働を開始しましたが、大きな不満を口にするような者もおらず、社員たちはUniversal 勤次郎を受け入れている様子です。これまでは打刻・タイムカードを使用することはありませんでした。出退勤の入力操作を毎日忘れずに習慣化してもらうことからです。入力を忘れてもアラート通知が来るので助かっています。

その他の操作にも早く慣れてもらう必要がありますが、Universal 勤次郎は分かりやすい画面で、直感的に操作できる点がいい。社員からUniversal 勤次郎の操作方法を電話で聞かれることがありますが、アイコンがあるので説明しやすいですね。また、導入時に手厚い支援をいただけましたので、弊社がUniversal 勤次郎を使いこなしていくためのサポートも期待できると考えました。

小堤様： まずは管理部門での作業効率化や負担軽減が実現してくれることです。以前は、各社員から上がってきていた勤務表を、総務部でも1枚ずつ手作業でダブルチェックし、この作業に少なくとも3日は掛かっていました。これからはUniversal 勤次郎で集計され、各所属長が確認・承認した実績が総務部へ上がってきますので、ダブルチェック作業はまるまるカットできるはずです。その後の給与計算といった事務処理でも、勤怠データをUniversal 勤次郎から基幹業務システムへワンクリックで送るだけなので、全体に大きな省力化になりそうです。

そのためにはUniversal 勤次郎を社内で定着させ、運用を軌道にのせること。社員がシステムへ日々入力することを習慣化できることが必要です。社員の皆にも早く慣れてもらい、一日も早く導入効果を実感できればと願っています。

勤怠管理の状況が、Universal 勤次郎の導入で、まさに刷新されそうな雰囲気がよく伝わり、健康経営にも大きく貢献できると感じました。大きな期待にお応えできますよう、引き続きサポートに努めさせていただきたいと思います。お忙しいところ、取材へのご協力ありがとうございました。

※掲載内容は2023年10月時点のものです。