株式会社ミロク情報サービス（MJS）は、1977年に設立されたITソリューション企業。主に税理士や公認会計士事務所、中堅・中小企業を対象とした財務・会計システムの開発・提供を中心に事業を展開しています。また、汎用サーバーやパソコン、サプライ用品の販売に加え、保守サービスも提供。さらに、経営情報サービスや育成・研修、コンサルティングなど幅広い分野でソリューションを提供し、企業の経営課題に総合的に対応しています。
MJSの強みは、約8,400の会計事務所との長年の信頼関係と、全国32拠点を活用した充実したサポート体制にあります。近年では、クラウド型ビジネスモデルへの転換や統合型DXプラットフォーム戦略を強化し、顧客の業務効率化やデジタル化を推進するなど、幅広いサービスを展開しています。
多くの従業員を抱える同社で勤怠管理の効率化にUniversal 勤次郎　就業・勤怠管理をどのように活用されているのかをお聞きするため、東京都新宿区にある本部を訪ねました。

苑様・石戸谷様・若杉様：旧システムは、自社開発したシステムで勤怠管理と工数管理を利用していましたが、法改正に伴う変更や新しい規定に対応する機能が不足しており、運用面でいくつかの問題が発生していました。特に、法改正に伴う時間休の管理がシステムで適切に対応できず、手作業での補完作業が頻繁に必要となる状況がありました。システムの法対応が不十分だったため、業務効率が低下し、社員の負担が増加していました。

苑様・石戸谷様・若杉様：他社システムとの比較検討では、①機能要件の網羅性、②非機能要件の網羅性、③製品の操作性が重要な評価軸となりました。まず、勤怠管理に必要な打刻機能、時差出勤、在宅勤務、フレックスタイム制への対応機能、さらに工数管理機能を重視して製品を選定しました。Universal 勤次郎はこれらの機能をほぼすべて備えており、特に「入社日の検索」機能が非常に優れている点が高評価でした。また、2000人以上の大規模な社員数に対応できるスケーラビリティも選定の決め手となりました。製品の操作性やデザインも重要視しました。Universal 勤次郎は、視覚的に入力しやすく、マニュアルを見ずとも直感的に操作できる点が高く評価され、「デザインが一目で気に入った」との声がありました。また、費用対効果やサポート体制の充実度、さらには対応納期を明確に提示してくれる柔軟な対応も、他社製品では得られなかったメリットです。これらの理由から、Universal 勤次郎は機能・操作性・規模対応力すべてにおいてバランスが取れており導入に至りました。

苑様・石戸谷様・若杉様：システムの移行にあたっては、決してスムーズとはいえず、多くの課題に直面しました。旧システムでは法改正や就業規則の改定に暫定的な対応を続けていた結果、不備が蓄積していたため、新システムへの移行に際して、それらを一つ一つ解消する必要がありました。このプロセスには多くの工数を要しましたが、その結果として、より正確で効率的な勤怠管理が可能な新システムを構築することができました。

苑様・石戸谷様・若杉様：移行準備段階で旧システムから出力した勤怠データを新システム『Universal 勤次郎』に取り込み、両システムで同じ結果が得られるかを徹底的に検証しました。この過程で、旧システムと新システム間の仕様の違いが明確になり、それに応じた調整を実施しました。さらに、全社導入に先立ち、段階的なプレ導入を実施しました。まずは人事部門で試験運用を行い、2～3か月の検証期間を経て、システムの安定性と運用方法を確認した後、全社展開に移行しました。特に、有給残数の管理では整合性を取る作業が難航し、非常に慎重な対応が求められました。しかし、これらの課題を一つずつ解決することで、スムーズなシステム移行を実現することができました。

苑様・石戸谷様・若杉様：Universal 勤次郎の導入後、勤怠管理に関する評価はおおむね良好です。導入前は「打刻」という機能に抵抗を感じる声もありましたが、機能追加の背景を丁寧に説明し浸透を図った結果、現在は打刻率が高く、多くの社員がこの機能を活用しています。特に、打刻機能はサービス残業抑止に貢献し、会社全体として適切な勤怠管理を実現する重要な役割を果たしています。また、特定の勤務を制限するアラーム機能や、各種帳票で勤怠データを収集・分析できる点も高評価を得ています。

一方、導入初期には「画面表示が変わり分かりにくい」「各種申請のためにTOPページに戻る必要がある」など煩わしさを感じる声がありましたが、これは慣れの問題とされ、現在ではほとんど聞かれなくなりました。また、全体説明会やアーカイブ配信を実施したものの、本稼働後は個別に質問が寄せられることが多かったため、各担当者が柔軟に対応を行いました。

多機能性も評価ポイントであり、休暇残数管理の精度向上や、スマホでの打刻・承認が可能になった点は特に好評です。ただ、多機能ゆえに使いこなすには知識が必要で、すべての機能を活用できているわけではないという課題も見られます。また、勤怠管理が厳格化されたことで手間が増えたという声もありましたが、これは旧システムで対応できていなかった部分を是正するための必要な措置であり、全体としては改善が実感されています。

苑様・石戸谷様・若杉様：今後は柔軟な働き方を進めていきたいと考えています。柔軟な働き方を推進することで、社員が自分のライフスタイルに合わせた柔軟な働き方を実現できるよう支援し、仕事とプライベートの両立、さらにエンゲージメントの向上にも寄与すると信じています。また、すでに導入済みの在宅勤務や時差勤務も含め、制度の導入とシステムの活用を通じて、社員がより快適に働ける環境を整え、業務効率を高めていきたいと考えています。Universal 勤次郎を活用することで、これらの柔軟な働き方を実現し、社員一人ひとりが持つポテンシャルを最大限に引き出すことができると期待しています。私たちは、働きやすい職場環境を整えることで、社員の満足度を向上させ、組織全体の成長につなげていきたいと考えています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理を導入したことで、働き方の見直しを実現できたとの声をいただき大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をよりご活用いただくためにしっかりとサポートさせて頂きたいと思います。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2024年11月時点のものです。