道南いさりび鉄道株式会社は、函館市の五稜郭駅から木古内駅までの37.8kmを運行し、地域住民の生活路線としての役割と、北海道と本州を結ぶ物流ルートの使命を担う鉄道会社です。沿線には多くの観光地が点在しており、観光列車「ながまれ海峡号」の運行を通じて地域経済の活性化を目指しています。また、安全運行を最優先とし、老朽化した施設や設備の修繕・更新を積極的に進めています。最近では、地域応援隊によるクリスマス装飾や夜景を楽しむ「夜景列車」の運行、新たな運賃制度や観光列車の企画など、利用者のニーズに応じたサービス拡充が話題です。
24時間勤務など特殊な働き方を抱える同社で、勤怠管理の効率化や従業員の健康管理に「Universal 勤次郎」をどのように活用しているのか、その具体的な運用事例を伺うため、本社の函館市を訪問しました。

斉藤様：当社は2016年、北海道新幹線の開業と同時に設立され、2018年3月26日に事業を開始しました。その後、事業の成長とともに社員数が増加し、出向社員を含めて100名を超える規模となりました。このような状況の中で、勤務管理の効率化が課題となりました。

これまでは勤務管理をエクセルや紙を用いて手作業で行っており、勤務表の作成や修正、勤務実績の確認はすべて手入力で対応していました。当社の勤務形態は24時間勤務や交代制勤務など非常に複雑であり、手入力による作業には限界があり、特に締め作業には4～5日を要し、さらに入力ミスや手当の付け忘れが発生するなどの課題がありました。また、働き方改革の進展に伴い、正確な労務管理が求められる中、現状の運用方法では法令遵守や従業員の健康管理に対応することが難しいと判断しました。
こうした課題を解決し、業務の効率化を図るために、新しい勤務システムの導入を検討することになりました。

斉藤様：当社がシステム選定において特に重要視したのは、当社特有の複雑な勤務体系に対応できる柔軟性と、必要に応じたシステムのカスタマイズ性でした。当社では、24時間勤務や約30～40種類に及ぶ多様なシフトパターンを含む複雑な勤務形態を採用しており、特定の勤務時間帯に手当を自動付与する仕組みや、休憩時間を細かく管理することが求められます。
他社のシステムでは、こうしたニーズに対応する柔軟性が不足しており、特に休憩管理や手当の自動付与に制約があると感じる中、「Universal勤次郎」は当社の要件を的確に満たし、他社製品と比較しても非常に優れていました。これらの理由から、Universal勤次郎を採用しました。

斉藤様：システムの移行に際して、紙ベースからシステム管理への変更は、これまでの運用方法と大きく異なる点もあり、当初は戸惑いもありました。特に、従来の管理に慣れた社員が新しいシステムに適応するまでに時間がかかる場面も見受けられました。しかし、現在では徐々にシステムに慣れつつあり、効率的な運用に向けて前進しています。
移行の際には、社員が勤次郎の操作方法を正しく理解できるよう、説明会を実施してフォローを行っています。また、勤次郎で使用される用語と従来の社内で使われていた用語が異なるため、混乱が生じることもありました。この点についても、社員が理解しやすいようにガイドやマニュアルを整備し、丁寧にサポートしています。まだ課題は残っていますが、継続的な取り組みを通じて、スムーズなシステム移行を目指して進めている段階です。

斉藤様：Universal勤次郎を導入してから、勤怠管理の効率化において確かな効果を実感しています。特に、これまでエクセルや紙ベースで管理していた業務がシステム化されたことで、締め作業の負担が大幅に軽減されました。一方で、初めてのシステム導入ということもあり、社員の中には操作に慣れるまで時間がかかる場面も見受けられました。導入初期には、打刻を忘れてしまうことや、申請手続きに不慣れなためスムーズに進まないケースもありました。
しかし現在では、「打刻をしっかりすれば勤怠管理がスムーズに行える」ということを社員一人ひとりに理解してもらい、徐々に浸透してきています。さらに、FAQやお役立ち動画、問い合わせサポートが非常に役立ち、社員の疑問を迅速に解消することができています。これにより、現場での運用が円滑に進むようになりました。シフト管理については、現在は部署ごとに順次展開している段階で、全社的な運用を目指しているところです。
Universal勤次郎は、システムの導入をサポートするための柔軟な機能や情報提供が充実しており、日々の運用だけでなく、将来的な業務拡張においても強力なパートナーとなると確信しています。

斉藤様：Universal勤次郎を活用して、当社の勤怠管理をさらに効率化するとともに、将来的な業務拡張や人事管理の強化を目指しています。これまで勤怠管理の効率化を中心に運用してきましたが、今後は以下の取り組みを進めていきたいと考えています。

一つが、給与システムとの連携の強化です。現在使用している給与管理システムとの連携を実現することで、勤怠データから給与計算までの一連の業務をシームレスに処理できるようにし、入力作業や手計算の手間を省き、さらに業務効率化が進むと期待しています。
二つ目が、働き方の多様化への対応です。在宅勤務や時間休の導入など、一部の部署での新しい勤務形態を検討しています。こうした柔軟な働き方をサポートするため、勤次郎の持つ豊富な機能を活用し、社員がより働きやすい環境を整備していく予定です。業務効率化と働き方改革を推進し、生産性の向上を図ることで、限られた人材で最大のパフォーマンスを発揮できる職場づくりを目指します。Universal勤次郎は、当社のこれらの課題を解決し、次のステップに進むための重要なツールとして期待しています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理を導入したことで、働き方の見直しを実現できたとの声をいただき大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をよりご活用いただくためにしっかりとサポートさせて頂きたいと思います。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2024年12月時点のものです。