株式会社ハローデイは福岡県北九州に本社を置く小売業（スーパーマーケット）です。「ハローデイ」のほか、福岡市内の「ボンラパス」では質の高い商品や希少商品の充実にこだわり、食の提案企業として、食品を通して「楽しさ」や「感動」を追求しています。会社のキャッチフレーズは「アミューズメントフードホール」。店内装飾は店ごとにテーマが存在し、同じディズプレイの店舗は存在しません。
現在福岡県を中心に、山口県、熊本県で55店舗（うち「ボンラパス」5店舗）を構え、パート、アルバイトを含めた従業員数は5,700名以上。同社は「働きたい会社日本一」を目標として掲げており、その取り組みの一つとして「元気メモ」があります。これは全従業員が毎月1件の改善提案や要望、気付きなどを出すもので、こうして集まった意見をもとに、様々な問題を解決していくとのこと。「自ら働きやすい職場環境を造ることで仕事を楽しみ、お客様へ食の提案が出来る」と、働く従業員は活気に満ち溢れています。
多くのアルバイト・パートスタッフを抱える同社では、勤務時間や出退勤時間、出勤日数がスタッフそれぞれで異なります。働き方改革の流れを受けた業務効率の改善はもちろん、「目指せ働きたい会社日本一」という会社目標を実現する働きやすい職場づくり策の一つとしてUniversal勤次郎「就業・勤怠管理」をご採用いただけました。
Universal勤次郎の前身となる勤次郎Enterpriseを使用されていた同社が、Universal勤次郎を導入した狙いや導入後の効果についてお聞きするため、北九州の本社を訪ねました。

大森様：きっかけは、勤次郎Enterpriseの導入から10年が経過したことです。システムの寿命は10年で一区切りだと考えていたため、そろそろ新しいシステムの導入を検討する時期でした。また、近年の働き方改革に沿って、スタッフの勤怠管理がしやすいシステムが必要だったとも言えます。それまで使っていた勤次郎Enterpriseは、弊社が使いやすいようカスタマイズを行っていたためにシステムのアップデートが有償でしか行えず、時代の流れに合った勤怠管理を標準仕様で行いたいと感じていたんです。
そんな時に勤次郎の新バージョンができるとの話を聞き、「新しい勤次郎はどんなシステムなんだろう」と興味を持ちました。勤次郎Enterpriseを使用してサービス業特有のシフト制にも対応できる点や勤怠管理の工程がしっかりしていることを実感していたので、新しいものが出るならまず導入を検討したいと考えていました。

大森様：食品スーパーである弊社では、店舗は基本的に無休で営業しています。そのため、スタッフの勤務はアルバイト・パートを含めたシフト制となっており、その勤務時間帯もスタッフによってバラバラです。さらに残業時間も日によって異なるため、以前の勤次郎Enterpriseでは、勤務時間帯と残業時間を組み合わせたシフトのパターンを作成していました。するとトータルで5,000以上のシフトパターンが出来上がってしまって…。勤怠管理の難易度が上がり、ミスの原因になっているという課題を抱えていました。

平田様：シフト選択自体を間違えると、勤務実績を入力した際にアラームが表示されます。ところがアラーム表示は勤務実績の画面とは別の画面で表示されるため、入力しては画面を遷移してアラームを確認する、という手間も生じていました。基本的には店舗で締め作業を行い、本社で確認という流れなのですが、本社でミスを発見することも多く、店舗との連絡も頻繁に発生していました。締め日から2～3日はその作業に追われるので、この点についても効率化できると良いと感じていました。

大森様：デモ画面を拝見し、「緑をベースカラーとした目に優しいデザインで、見やすく使いやすそう」と感じたのが第一印象です。例えば勤務実績の画面を開くと、その人がそれまでに取得した公休数や有給休暇数、有給休暇残数が表示されるようになりました。弊社では公休が消化できるようシフトを組んでいても、月途中で休みが変更になることがあります。Universal勤次郎なら、店舗の勤怠管理者がそれらのデータを把握しやすくなるなと。これまで、有給休暇の残数などはシステム内で把握していても、そのアラーム通知は本社で帳票に加工しアナログで行っていたので、業務効率化という側面でも期待が持てました。

一方で、スケジュール画面や毎日の勤怠情報を管理する画面などの、システムの作り自体は勤次郎Enterpriseと基本的に同じなので、「何となく使える」という感覚も。ベースはそのままに、紐づいているデータや使用する際の動線が配慮されていると感じましたね。

大森様：システムの使いやすさというのももちろんですが、担当のSEがついてくれるという点が大きかったです。他社の勤怠システムと比較検討するなかで、勤次郎は担当SEがつき、定期的なミーティングを行ってくれました。分からないところや困り事を伝えると、きちんと対応してくれました。私たちの勤務体系や勤怠管理の仕組みを理解してくれているので、正確な回答が返ってくるという安心感があり、助かりました。スムーズにシステム移行できたのも、そのおかげだと感謝しています。

勤次郎Enterpriseでカスタマイズをして使っていた機能が、Universal 勤次郎では標準仕様で利用できるようになったことも大きなポイントです。例を挙げると、シフト作成時に5000パターンのシフトから選択しなければならなかったものが、時刻の直打ちができるようになったことで、10パターン程に。標準仕様でも柔軟に使えるな、と。

今後、新しい法律が施行された時に、標準仕様であれば無償でアップデートをすることができます。世の中の流れに合わせて勤次郎も仕様変更やメニュー追加などの対応をしてくれるという期待感があるので、時代の変化に対応していけるという安心感もありましたね。

大森様：まずはテスト店舗で2カ月、試験運用を実施しました。店舗への説明時には担当SEの方にも同行していただきました。使ってみて困った点、分からなかった点を吸い上げ、担当SEさんと共有し、一つずつクリアにしていきました。その後、全店で前システムと1カ月の並行運用を行い、新システムへスムーズに移行することができました。

全店へのアナウンスは、弊社で作成したマニュアルと動画の配信のみ。やはりUniversal 勤次郎自体が使いやすかったから、店舗スタッフも操作方法を理解しやすかったのだと思います。

平田様：締め処理が非常にスムーズになりました。基本的な方法は変わっていないのですが、レイアウトが見やすくなったこと、画面遷移の手間が省けるようになったことで、大まかに半分ほどの時間で業務が完了します。
他にも、時刻などの入力を行ったらすぐに勤務時間などが計算される点も、業務効率の観点から見ると地味ながら大きな影響があります。それまでは入力して、確定ボタンを押さないと計算されなかったので。

大森様：店舗の勤怠管理担当者からも、締め作業が速くなったという声が挙がっています。やはりアラーム表示がすぐに出るので、ミスにすぐに気づけて効率化が図れていると思います。

平田様：加えて、まだ本社の一部のみですが、有休などの申請を紙からウェブへと変更しました。ペーパーレス化という側面はもちろんですが、一カ月まとめて申請用紙を提出するということがなくなりました。すると、締め日に担当者が申請用紙を見ながら一日中入力作業をする、ということもなくなり、作業時間の軽減にもつながっています。

大森様：スタッフの働きやすさを向上させるため、Universal 勤次郎をどんどん活用していきたいと考えています。以前の勤怠管理といえば単に出退勤の打刻だけでしたが、今は公休日数、勤務時間、残業時間、有給休暇日数などを正しく効率的に管理することが求められます。時間管理を勤怠システムで分かりやすくなることによって、業務の効率化や管理のしやすさにつながるはず。今後、社内の勤務体系など運用自体が変わる時にも、Universal 勤次郎なら柔軟に対応できると期待しています。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理の導入によって、勤怠管理にかかる手間や時間が大きく削減されたことがよくわかり、働きやすい職場づくりにも大きく貢献できると感じました。大きな期待にお応えできますよう、引き続きサポートに努めさせていただきたいと思います。お忙しいところ、取材へのご協力ありがとうございました。

※掲載内容は2023年12月時点のものです。