Excel管理から脱却！勤怠システムの一元化で業務改善

課題・悩み

シフトと勤怠管理の効率化
手作業する工数が多い
アナログ管理からの脱却

解決策

シフト管理を一元化
エラーチェックが簡単
SEの充実サポート

効果: シフト管理について、Excelと勤怠システムの二重管理していた（Excelで作成したシフトをシステム側へ手入力する必要があった）。Universal 勤次郎　就業・勤怠管理ではシフト作成から管理までを一元化することが可能に。また、TOPページのカスタマイズで最適な操作環境を整えることができ、作業効率が向上。

株式会社ホスピタリティオペレーションズは、ホスピタリティパートナーズグループに属し、ホテル運営を中心に、飲食業、リゾート事業、保育事業、ポイントカード事業、不動産事業、太陽光発電事業など、多岐にわたる事業を展開する企業です。特にビジネスホテル「スマイルホテル」ブランドが強みで、日本全国に展開し新規ホテルの開業やリブランドも進めています。
2024年10月1日には、新ブランドホテルとなる【ホテルエノエ】を創設。快適な客室と、北海道の新鮮な食材を活かした豊富なビュッフェが魅力の『ホテルエノエ函館』をリブランドオープン。24時間365日稼働しているホテル業界の複雑な働き方にUniversal 勤次郎　就業・勤怠管理をどのように活用されているのかをお聞きするため、本部の東京都千代田区を訪ねました。

Excelとシステムの二重管理を改善したい

旧システムの使用方法と新システム導入のきっかけを教えてください

総合的な業務効率化を目指して

他社システムと比較するうえで重要視されたポイントやUniversal 勤次郎就業・勤怠管理を選んだ決め手を教えてください

伊田様：これまでの作業方法は手作業が多くデータ連携が煩雑なため、ミスが発生しやすい状況にありました。そのためシフト作成から勤怠の締め作業までを一貫して管理できる勤怠システムの導入、または既存の勤怠システムを維持した上でシフト作成専用システムを追加するという二方面で検討しておりました。

ただ、将来的には人事や給与管理まで含めた総合的な業務の効率化を目指していたため、システムを統合して従業員管理を一元化する方針を重視し、「Universal 勤次郎　就業・勤怠管理」の導入を決定しました。シフト作成や勤怠管理だけでなく、将来的に人事や給与管理も一体化できる柔軟なシステムが、長期的な経営の効率化に寄与すると考えています。

Universal 勤次郎　健康管理があったことも、当社システム選択の理由と言えますでしょうか

伊田様：将来的にはスタッフの健康面を把握する為に、健康管理システムの導入も検討していきたいと考えています。現在、会社としてスタッフ一人ひとりの健康状態を十分に把握できていない状況があり、これを改善することが急務です。無理な勤務を避け、スタッフの健康維持に配慮するなど、健康リスクを未然に防ぐ仕組みを構築したいと考えています。

手厚いサポート体制で現場での不安も解消

システムの移行はスムーズに進みましたでしょうか

染谷様：同じ勤怠管理システムといっても操作感が変わるため、操作方法やエラーが発生した際の対処方法、シフト作成時の具体的な手順に関する問い合わせ等が非常に多く寄せられました。以前はExcelの管理で自由に行っておりそれに慣れていた現場からは、システム導入後にその柔軟性が失われたことで不満の声が相次ぎました。
ただ専任のSEの方の訪問が週1回ほどあり、システムに関する疑問点や操作上の不明点について都度質問することができました。SEのサポートによって徐々にシステムの使い方に慣れ、現場での運用もスムーズになり不満解消の大きな助けとなりました。

具体的にどのように移行作業を行いましたか

染谷様：システム導入に際しては、まず仮導入として約10名の支配人を対象に、4月からテスト運用を開始しました。このテスト期間は約3カ月行い、現場から寄せられた意見やフィードバックをもとに必要な修正や調整を行いました。これにより7月からの本稼働に向けた準備が整い、比較的スムーズに導入を進めることができました。

人事部ではシステムの全体像は把握していましたが、現場目線で当然必要とされる機能が初期段階では十分に整備されていませんでした。テスト期間で現場のニーズを事前に洗い出しすり合わせが出来たことで、実際の運用が円滑に進む土台を築くことができました。

実際に導入されてから、ご利用されている皆様からの評価はいかがでしょうか

染谷様：日々の勤怠チェックは、打刻漏れやエラーを自動的に抽出できるため従来と比べて非常に楽になりました。前のシステムで出せるアラーム項目だけでは不十分だったので、当時はExcelを使ってデータを加工しながら補足していました。更に現在は、エラーが発生しても、その原因がすぐに把握できる状態であること、さらにエラー内容を柔軟にカスタマイズすることもできます。日常的な勤怠確認作業が大幅に効率化されかつ精度も上がり、とても便利だと感じています。

また、アラーム以外も自由に設定でき非常に使いやすいです。例えばトップメニューの表示内容もユーザーの権限に応じて必要な機能だけをシンプルに表示でき、業務に合わせた使いやすい設定が可能です。これによりユーザーごとに最適な操作環境を整えることができています。

Universal 勤次郎を活用して、今後計画されているようなことはありますか

伊田様：今後はシステムをより使いやすくするために、シフトの自動連係を活用していく予定です。シフト作業が一元してできる環境だとしても、Excel管理が残っている状態も一部ございます。状況に合わせた効率的な運用方法を模索したいと思います。
また、健康管理システムを活用し、勤怠管理と健康把握が連動したものにしたいと考えております。（例えばシフト作成時、勤怠チェック時に健康状態が良くないスタッフについては、アラームが表示される等々）スタッフの体調面も考慮した働きやすい職場を目指したいです。

Universal 勤次郎　就業・勤怠管理を導入したことで、働き方の見直しを実現できたとの声をいただき大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎をよりご活用いただくためにしっかりとサポートさせて頂きたいと思います。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2024年10月時点のものです。