2030年には創業100年となる株式会社タカヤ。主軸の建築事業では、東日本大震災で被災した工場の再建に携わった経験をもとに、快適な作業環境とデザインやコストのバランスが取れた「働きたい工場」づくりを提案する独自ブランド『Factoria🄬』を全国に展開されています。建設会社の働き方改革は2024年4月に法改正されたばかりですが、100年企業のその先を目指す同社は、社員のこころとからだの健康を維持するためにも、勤怠管理をはじめとする適正な労働環境の実現は必須と考え、取り組みを進められています。もともと使用されていた弊社の勤次郎Liteから上位版のUniversal 勤次郎を導入し、どのように同社の働き方改革に寄与しているのかをお聞きするため、岩手の本店を訪ねました。

石川様：勤次郎Liteは6年ほど前から使用していました。その前は紙管理でしたのでやはり客観的なデータとしては信頼できないのではないかという懸念がありました。そこで勤怠管理をソフトで管理していくことを検討し、勤次郎さんの製品を導入することになりました。
最初はシステムに慣れない所もあり、社員への周知に苦労しました。利用中に感じていたことは、まずデータの反映までにタイムラグが生じていたことです。社員と管理者側での行き違いが発生し確認作業に時間を要することがありました。そのため月締めを行った際にようやく実績が分かる事も多く、集計するのに時間がかかっていました。特に外部出力機能は直感的に操作しにくかった印象です。また、提出用の勤怠資料がPDFの出力のみで、PDFをExcelに転記するなどの作業が発生し工数がかかっていました。申請や打刻の画面操作についても社員・管理者共に使いこなせずにいました。

石川様：2023年の始めにちょうど勤次郎Liteの更新時期となったことがきっかけで、勤次郎さんともう一社を検討しました。当社の担当者の変更とサーバー保守の更新期間が重なり、急いで検討する必要がありました。

石川様：当社で利用している人事給与システムとの連携も大事でしたが、第一に社員にとっての使いやすさを考えていました。トップページや申請画面の操作が視覚的にわかりやすく一新されていたことが大きな決め手でした。
また、タイトなスケジュールで導入を検討していたこともあり、移行の際に勤次郎のSEの方についていただけたことも大変助かりました。運用のために細かいオーダーもしておりましたがSEさんにご協力いただけたことでスムーズに移行することが出来ました。

小原様：もう一つ検討していたものも画面が見やすいと感じましたが、勤怠システムでやりたいことに細かく対応できているのが勤次郎さんの製品でした。今まで正直に申し上げて不満に感じていた操作画面も一新され、アラームや承認の状況を都度確認するのも簡単になりました。

藤原様：管理側のデータ連携ももちろんですが、普段から申請をどこであげればいいか分からないという声が以前の勤次郎Liteではありました。しかし、Universal 勤次郎ではログイン後のトップページに分かりやすくアイコンの表示が出来るので見ればわかり、毎月社員に申請方法を案内する必要がないという所が最後の決め手となった事を覚えています。

藤原様：問い合わせは激減しました。月末月初のエラーチェックにかかる時間がおよそ半分になった印象です。以前はエラーリストを配信してから一日に多くて20人ほど電話して修正をお願いしたり、難しければこちらで修正したりということがありました。それがUniversal 勤次郎に変わってからメールだけのやり取りである程度修正が完了します。
他にも反映までのタイムラグが無くなりリアルタイムになったことで、社員側はエラーが解消しているけれども、管理画面ではまだ反映されていないというやり取りが無くなりました。ここも時間削減に繋がっている点だと思います。

石川様：以前よりも正しく利用している社員が多くなってきたと感じています。当たり前のことですが、毎日しっかり勤怠をつけてくれる社員が増え、意識も少しずつ変わってきていると感じます。やらされ感ではなくなってきたような、そんな気がします。

藤原様：あとは、法令に関する細かい質問が来るようになりました。自分自身の残業時間や休暇の取得状況がトップページのグラフで可視化されるようになったことで、働き方に興味を持っていただけるようになった事を実感しています。

藤原様：PDFだけでなくExcelでも出力できるようになったことがかなり良いです。日別勤務表も抽出するデータをカスタマイズでき、必要なものだけ取り出すことも順番を変更することもできるので重宝しています。社内会議用にも作成しやすくなりました。締日の近くにコールセンターにお問い合わせをすることもありますが、すぐに回答をいただけます。確認が必要な場合も3日以内にはお返事いただけるのでありがたいです。

石川様：残業時間などのアラームを容易に表示できるようになったため、口頭での伝達が不要になりました。また、勤務状況表で所属部員の超過勤務状況が一目で分かるようになり、業務の平準化を図りやすくなったと感じています。

石川様：勤務状況などがリアルタイムで正しく可視化できるようになってきたので、今後はさらに多角的な視点でのデータ化を行い、働き方改革を進める上で、労務管理という観点から活用できればと考えています。

小原様：年間を通して残業が多くなりやすい時期などがより管理しやすくなっていると思うので、しなくても良い残業を減らすというような根本的な業務改善を考えています。年間のデータを積み上げて休暇取得状況の可視化などもExcelにしてもっと分かりやすく管理出来ると良いと思っています。

Universal 勤次郎の導入でご満足いただけており大変嬉しく存じます。皆様に使いやすいシステムとしてご利用いただけていることを実感しました。今後も末永くご愛顧いただくために精一杯努力してまいります。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

 

※掲載内容は2024年1月時点のものです。