北海道内でホームセンター４店舗とペット専門店４店舗、資材専門店１店舗を経営している株式会社ジョフィエルエーケー。チェーンストア理論に反旗を翻し、店舗独自で様々なことを取り決めて経営しており、リアル接客を第一に営業されています。創業開始からのホームセンター事業だけでなくペット事業も好調です。今年の６月にはブリーディングセンターを設立し、幅広く事業を展開されています。複数店舗経営をされる中でUniversal 勤次郎シリーズを導入した狙いや導入後の効果についてお聞きするため、北海道の本社を訪ねました。

眞田様・堀川様：以前は販売代理店からご紹介いただいた他社のシステムをオンプレミスで使用していました。勤怠管理システムを入れ替えること自体がとても労力がかかることなので、最初は旧システムの継続利用を検討していました。しかし、旧システムのアップデート期限や保守終了の案内を受け、入れ替えを検討することになりました。

販売代理店の方から給与システムの連携がよりスムーズなシステムがあるとご紹介いただいたのがUniversal 勤次郎シリーズでした。旧システムのアップデート版とUniversal 勤次郎シリーズの価格があまり変わらないということ、導入の際のSEのサポートが充実しているということでUniversal 勤次郎を導入することになりました。
また、旧システムではなかった休暇・残業・シフト変更などの各種申請機能が勤怠システムの中で使用できるというのも魅力だと感じました。

眞田様・堀川様：やはり当社で利用している給与システムとの連携を非常に重要視しておりました。業種柄、勤務パターンが複雑でとても多いのですが、旧システムでは勤務種類の登録名称が　「半角二文字で登録」に限定されていました。勤務パターンの区分に限界を感じており、Universal 勤次郎　就業・勤怠管理ではそのあたりが管理しやすくなっていることも大きな決め手でした。

眞田様・堀川様：非常に大きな理由です。従業員のメンタルヘルスケアの一環として最低でも年１回実施が義務付けられているストレスチェックを、以前は外注を利用して実施していました。外注の場合、もちろん費用もかかりますし、紙のマークシートでしたので各店舗ごとに集計して労働基準監督署に提出するという作業にとても手間がかかっていました。
それをUniversal 勤次郎　健康管理を利用することで社員も管理者も紙の煩わしさがなくなりとても魅力に感じています。

眞田様・堀川様：システム導入のタイミングで今まで紙で管理していた申請承認を勤怠管理システム内へ移行したため、多少の混乱はありました。実際システムやPC操作に慣れていない一部の従業員は少し戸惑いもありましたが、基本的にはとてもスムーズに利用できています。
今後、高年齢の雇用も伸びていくと思っているので、こういったシステム化に慣れるという意味ではとても良い機会だったと思っています。

また、紙で運用していた時に比べて従業員から申請がしやすくなったので、各種申請の量が非常に増えました。当社は複数の店舗があり組織が入り組んでいるため、同じ部署でも上司が違う店舗にいるということもあります。紙で申請をしていたときは違う拠点に書類を送付して承認されたものが返ってくるまでに郵送だけで2日程かかっていました。
そこがシステム化されたことでタイムリーな申請承認が可能になり、従業員からとても好評です。

眞田様・堀川様：任意項目申請を有効活用していきたいと思っています。現在まだ勤怠以外の部分で紙申請をしているものがいくつかあり、その中でも給与に関わるものはUniversal 勤次郎の任意項目申請を活用してシステム化していきたいと考えています。
例えば、出張の旅費精算などはまだ各店舗で紙申請し精算処理をしているため、手間と時間がかかっています。毎月の締め作業をスピーディーに行うためにも、旅費精算を給与支給にしようかという話もあり、そこをUniversal 勤次郎　就業・勤怠管理の任意項目申請を活用してうまくやりくりしていきたいと思っています。

また、Universal 勤次郎　健康管理は、現状ストレスチェックしか活用できていないので、ヘルス×ライフ アプリや健康ポイントをうまく活用していけたらと思っています。

Universal 勤次郎を導入したことで、本部だけでなく各店舗管理者の工数削減に成功できたとの声をいただき大変嬉しく存じます。今後もUniversal 勤次郎シリーズをよりご活用いただくためにしっかりとサポートさせて頂きたいと思います。お忙しいところ、取材へご協力いただき誠にありがとうございました。

※掲載内容は2024年6月時点のものです。